In de periode mei tot en met september worden er in Nederland tal van evenementen en festivals georganiseerd. Sommige zijn gratis, voor andere worden toegangskaarten verkocht. Het organiseren van een festival heeft heel wat voeten in de aarde en er komen ook hoge kosten bij kijken. Die hebben vooral te maken met de beveiliging en de energievoorziening. Daarom hebben de laatste jaren vooral kleine, maar ook sommige grote festivals het moeilijk om de financiën rond te krijgen.
De organisatie start al maanden van tevoren
Een festival organiseren neemt heel veel tijd in beslag. Daarom start de organisatie vaak al voordat de vorige versie heeft plaatsgevonden, of in ieder geval kort daarna. De locatie moet voor een volgende keer worden vastgelegd, hiervoor moet meestal elk jaar opnieuw een vergunning worden aangevraagd bij de gemeente. Vervolgens moet er een programma worden opgesteld. Daarbij wordt vaak gekeken naar artiesten die op dat moment populair zijn of die bij de stijl van het festival passen. Maar festivals zijn vaak ook een springplank voor aanstormend talent. Veel artiesten laten zich vertegenwoordigen door een boekingskantoor. Zo kun je Samuel Welten boeken via Artiestenbureau Lucassen. Zij regelen de boeking en zorgen dat de artiest betaald krijgt voor het optreden.
De veiligheid tijdens het festival
De veiligheid is erg belangrijk bij een festival waar honderden of misschien een paar duizend mensen op af komen. De politie is vaak wel aanwezig, maar niet in groten getale want daar is de capaciteit simpelweg niet groot genoeg voor. Er moeten bepaalde maatregelen worden genomen om een aanslag te voorkomen. Zo moet het voor auto’s en andere voertuigen lastig of het liefst onmogelijk zijn om bij de bezoekers in de buurt te komen. Er moet controle zijn van de mensen die op het terrein komen en er moet een EHBO-post worden ingericht. Al deze zaken moeten tijdig zijn geregeld, want anders trekt de gemeente de verleende toestemming in. Dit kan zelfs zeer kort voordat het festival plaats zou vinden nog gebeuren.
Onverwachte gebeurtenissen
Vaak heeft de festivalorganisatie contact met het boekingsbureau voor artiesten waar zij de optredende acts hebben geboekt om tot op het laatste moment te checken of de artiest of artiesten inderdaad zullen komen. Is er op het laatste moment een afzegging, bijvoorbeeld door ziekte, dan kan het boekingsbureau vaak wel een vervangende artiest voorstellen die de lege plek opvult. Als het om een hoofdact gaat is dat natuurlijk niet leuk, maar beter iemand anders dan dat een optreden helemaal niet kan doorgaan en de bezoekers teleurgesteld vertrekken. Dit gaat immers ten koste van de omzet van horeca en andere ondernemers die een graantje willen meepikken van het evenement. Ook het weer kan roet in het eten gooien. Als er storm of onweer wordt voorspeld dan moeten er maatregelen worden genomen om de veiligheid van de bezoekers en ook de artiesten op het podium voldoende te kunnen waarborgen. Hierover is meestal overleg met de politie en de brandweer.