Om een kantoorruimte in Amsterdam te huren of kopen, moet je vaak flink in de buidel tasten. De kantoorruimte moet dan ook nog volledig ingericht en beheerd worden. Maar veel ondernemers zitten niet eens op al die vierkante meters te wachten, en hebben de ruimte ook niet continu nodig. Coworking biedt in zulke gevallen de perfecte oplossing. Hou er dan wel rekening mee dat het delen van een werkplek bepaalde risico’s met zich meebrengt.
Voordelen van coworking
Bij coworking is meestal sprake van een groot pand dat is onderverdeeld in verschillende aparte werk- of kantoorruimtes. De ruimtes worden verhuurd aan verschillende ondernemers. Soms stelt de verhuurder als voorwaarde dat de huurder een link heeft met het aanbod van andere huurders. Zo zijn er bijvoorbeeld gedeelde werkplekken voor alleen kunstenaars, of alleen zorgaanbieders. Dat maakt het erg makkelijk voor ondernemers om te netwerken.
Verder neemt de verhuurder een aantal algemene zaken voor zijn of haar rekening. Daaronder vallen bijvoorbeeld het onderhoud en de bewaking van het pand, maar ook de schoonmaak en koffie- en theefaciliteiten. Uiteraard zorgt de verhuurder ook voor licht, water en internet. Huurders zijn vaak ook niet verplicht om de ruimte elke dag te gebruiken. Incidenteel huren of voor 1 dag per week is dan mogelijk.
Risico’s van coworking
Met een gedeelde werkplek heb je dus geen omkijken meer naar het beheer en het onderhoud van het pand. Alle faciliteiten zijn aanwezig. Je hoeft alleen nog maar je laptop mee te brengen. Maar op die laptop staat natuurlijk heel veel vertrouwelijke informatie, net zoals in je papieren dossiers en op USB-sticks. Die informatie moet je, net als je eigendommen, goed beschermen tegen onderstaande zaken.
Ongeoorloofde toegang
Stel je voor dat je even naar de printer op de begane grond moet lopen om je printjes op te halen. Omdat je maar een paar minuten weg bent, denk je er misschien niet aan om je kamer op slot te doen. Of om je laptop op z’n minst te vergrendelen. Terwijl jij weg bent, kan er zomaar iemand bij jouw werkplek door je spullen snuffelen. Malware of spyware op een computer installeren is trouwens in een paar seconden gebeurd.
Diefstal
In plaats van je met iets vervelends op te zadelen, zou iemand ook gewoon wat mee kunnen nemen. Een laptop of smartphone kan gestolen worden, maar ook iets kleins als een USB-stick. Diefstal vindt vaker plaats op werkplekken waar veel verloop is, of waar collega’s elkaar onderling niet zo goed kennen. Je moet er ook maar op vertrouwen dat mensen die er niets te zoeken hebben het pand niet in kunnen.
Datalekken
Als ondernemer, groot of klein, ben je verplicht om zorgvuldig om te gaan met de gegevens van je klanten en zakenrelaties. Dat betekent dus ook dat je de nodige maatregelen moet treffen om datalekken te voorkomen. Vaak ontstaat een datalek doordat een werknemer expres of per ongeluk inloggegevens heeft gedeeld met een cybercrimineel. Bij een gedeelde werkplek heb je geen controle op wat de andere huurders allemaal doen op datzelfde wifi-netwerk.
Maatregelen
Dat je kantoor door iemand anders bewaakt en beheerd wordt, betekent dus niet dat je zelf achterover kunt leunen. Om je zakelijke eigendommen en bedrijfsgegevens te beschermen tegen kwaadwillenden, moet je in actie komen:
Zorg voor een veilig netwerk
Het wifi-netwerk op je gedeelde werkplek kun je gewoonweg niet vertrouwen. Vooral als je in kunt loggen met een makkelijk of algemeen wachtwoord. Iedereen kan je online activiteiten volgen, ook de hacker op de hoek van de straat. Schakel daarom eerst een VPN in om via een volledig versleutelde verbinding te internetten. Selecteer de beste VPN-server voor jouw behoeften. Dat kan de dichtstbijzijnde server zijn als je het snelste internet wil. Of een VPN-server in het buitenland om toegang tot content te krijgen die op jouw locatie beperkt is.
Gebruik tweefactorauthenticatie
Het is mogelijk dat iemand je in de gaten houdt terwijl je een wachtwoord intypt. Of misschien heb je het ergens op een briefje geschreven en werd dat briefje gevonden door een schoonmaker of monteur. Als je tweefactorauthenticatie gebruikt, is dat wachtwoord op zichzelf waardeloos. Je hebt dan ook nog een extra code, vingerafdruk of gezichtsherkenning nodig om in te loggen.
Laat je spullen nooit onbeheerd achter
Het is misschien een schot in open doel, maar het is echt belangrijk om die sleutel te gebruiken. Ook al moet je je kantoor tien keer op een dag, voor elke pauze en elk toiletbezoek, op slot draaien. Het alternatief is om je waardevolle spullen steeds bij je te dragen.
Volg trainingen
Zorg ervoor dat je op de hoogte blijft van de laatste ontwikkelingen op het gebied van cybercrime. Weet hoe je digitale dreigingen kunt herkennen en hoe je moet handelen als je slachtoffer wordt van een cyberaanval. Trainingen en cursussen op het gebied van cybersecurity zouden eigenlijk normale kost moeten zijn voor alle ondernemers.